Card Surcharging Compliance: Regole per le PMI

Se gestisci una piccola azienda e accetti carte di credito, probabilmente hai già notato quanto costano le commissioni. Tra 2,5% e 4% di ogni transazione scompare direttamente dal tuo profitto. Per molte PMI, soprattutto quelle con un volume annuo inferiore a 1 milione di dollari, questa percentuale può arrivare al 3,5% o più. E non è un costo che puoi semplicemente ignorare. Negli ultimi anni, una soluzione è diventata legale in gran parte degli Stati Uniti: il surcharging. Ma non è un semplice aggiunta al prezzo. C’è una rete di regole complesse, che variano da stato a stato e da rete di carta a rete di carta. Ignorarle può costarti multe, sanzioni o persino la perdita del diritto ad accettare carte.

Cosa è il surcharging e perché riguarda te

Il surcharging è l’aggiunta di una commissione al prezzo di un prodotto o servizio quando il cliente paga con carta di credito. Non è un aumento generale dei prezzi. È un costo specifico, visibile, legato solo alle transazioni con carta di credito. L’idea è semplice: se ti costano 3,2% per elaborare una carta, puoi chiedere esattamente quel 3,2% in più a chi usa la carta. Non puoi guadagnarci sopra. Non puoi usare il surcharge per coprire altri costi. Devi essere trasparente. E devi rispettare le regole.

Questa pratica è diventata legale negli Stati Uniti dopo una sentenza del 2013, ma per anni molti stati l’hanno vietata. Nel 2025, 47 stati permettono il surcharging. L’Oklahoma ha tolto il divieto il 1° novembre 2025. Solo California, Florida e Texas hanno ancora restrizioni in atto, ma anche queste sono sotto pressione legale. Il cambiamento più importante è arrivato nell’agosto 2025, con un accordo tra Visa, Mastercard e i commercianti. Questo accordo ha stabilito che i surcharge possono arrivare fino al 3% sulle carte Visa e Mastercard, e ha introdotto una riduzione delle commissioni di interscambio per i prossimi cinque anni. Per le PMI, questo significa che il surcharging non è più solo un’opzione teorica: è uno strumento reale per recuperare costi che altrimenti mangiano il tuo margine.

Le regole fondamentali che non puoi ignorare

Le regole non sono una linea unica. Sono una sovrapposizione di tre livelli: federali, delle reti di pagamento (Visa, Mastercard) e statali. Devi seguire sempre la regola più restrittiva. Ecco cosa devi sapere:

• Le reti di pagamento (Visa e Mastercard) permettono un massimo del 3% di surcharge. Non puoi superare questo limite, anche se il tuo costo effettivo è più alto.
• Il governo federale permette fino al 4%, ma questo non conta se Visa o Mastercard impongono un limite più basso.
• Gli stati possono imporre limiti più bassi. Ad esempio, il Nevada permette solo il 1,5% e richiede documentazione per qualsiasi surcharge superiore a questo valore. Il New Jersey richiede che il surcharge non superi mai il tuo costo effettivo di elaborazione.
• Non puoi applicare il surcharge alle carte di debito, anche se il cliente le ha inserite come “credito”. È illegale. E non puoi applicarlo alle carte prepagate.

Un errore comune? Pensare che “se la carta è processata come credito, allora è una carta di credito”. No. Se la carta è una carta di debito, anche se il cliente ha selezionato “credit” al POS, è ancora una carta di debito. Applicare un surcharge in questo caso ti espone a multe fino a 5.000 dollari, come riportato da commercianti su Reddit.

Come devi comunicare il surcharge

La trasparenza non è un’opzione. È obbligatoria. E deve essere chiara, visibile e in due punti:

• All’ingresso del negozio: un cartello ben visibile che dice “Un surcharge del X% sarà applicato a tutte le transazioni con carta di credito”.
• Al punto di vendita: sullo scontrino, il surcharge deve apparire come voce separata, chiaramente etichettata, prima che il cliente firmi o confermi il pagamento.

La lingua del cartello deve essere esattamente come previsto da Visa e Mastercard. Non puoi dire “costo aggiuntivo” o “commissione di elaborazione”. Devi usare la frase esatta: “A [X]% surcharge will be added to all credit card transactions”. Se non usi le parole giuste, anche se il tuo surcharge è legale, puoi essere sanzionato.

Alcuni commercianti pensano che basta mettere un cartello alla cassa. Non è così. Deve essere visibile già all’ingresso. Un cliente che entra, vede i prezzi, sceglie un prodotto, poi scopre all’ultimo momento che deve pagare il 3% in più, si arrabbia. E se si arrabbia, potrebbe non tornare. E potrebbe lasciare una recensione negativa su Trustpilot. Il 68% dei commercianti che hanno provato il surcharging ha riportato un aumento delle lamentele dei clienti.

Calcolare il tuo costo reale: il passaggio più critico

Il surcharge deve corrispondere al tuo costo effettivo di elaborazione. Non puoi indovinarlo. Non puoi usare il 3% perché “è il massimo”. Devi calcolarlo. E per farlo, hai bisogno di 12 mesi di estratti conto del tuo acquisitore di pagamenti.

Guarda ogni transazione. Somma tutte le commissioni: fee di rete, fee di elaborazione, fee di intercambio, fee di gateway. Dividi per il totale delle vendite con carta di credito. Il risultato è il tuo costo medio. Se il tuo costo è il 2,7%, il tuo surcharge deve essere il 2,7%. Se è il 3,1%, puoi applicare solo il 3%, perché è il limite delle reti. Ma non puoi applicare il 3,1%.

Il 37% dei commercianti che iniziano il surcharging sovrastima i propri costi di 0,5% a 1%. Questo significa che applicano un surcharge troppo alto. E questo è un rischio legale. Anche se non lo fai per profitto, se superi il tuo costo effettivo, violi le regole. E le reti di pagamento possono ispezionare i tuoi estratti conto. Se troveranno che hai applicato un surcharge maggiore del tuo costo, potrebbero chiuderti l’account.

Quando funziona, e quando no

Il surcharging non è adatto a tutti. Funziona bene in alcuni settori, male in altri.

• Funziona bene per i servizi: idraulici, elettricisti, consulenti. I clienti aspettano di pagare una fattura. Sanno che le carte costano. E se il surcharge è chiaro, accettano.
• Funziona bene nei ristoranti: il 24% dei ristoranti lo usa. I clienti sanno che il servizio ha costi. Se il surcharge è visibile sul menu o sullo scontrino, non è un problema.
• Non funziona bene nei negozi al dettaglio. Un cliente che vede un maglietta a 20 dollari, poi scopre che alla cassa diventa 20,60, cambia idea. Un caffè a 5 dollari diventa 5,15. Non vale la pena.

Un caso reale: un negozio di caffè in Texas ha applicato un surcharge del 2,9%. Tre mesi dopo, le vendite con carta sono calate del 15%. Hanno dovuto smettere. Un’azienda di HVAC nello stato di New York ha fatto lo stesso, ma con un surcharge del 2,5% e cartelli chiari. Le vendite sono calate solo del 3%. E hanno recuperato 18.000 dollari l’anno in costi di elaborazione. La differenza? Trasparenza e contesto.

Strumenti e soluzioni per semplificarti la vita

Non devi farlo da solo. I principali acquisitori di pagamenti hanno aggiornato i loro sistemi per supportare il surcharging in modo automatico e conforme.

• Square permette di impostare il surcharge in base al tuo costo effettivo e genera automaticamente i cartelli e gli scontrini corretti.
• Clover ha un modulo di conformità che controlla le regole dello stato in tempo reale.
• Toast, specializzato per i ristoranti, applica il surcharge solo alle carte di credito e non alle carte di debito, anche se il cliente le usa come “credit”.

Questi sistemi ti evitano errori umani. Ti aiutano a mantenere i record per le ispezioni. E ti danno un report mensile che mostra quanto hai recuperato. Il loro rating medio su Capterra è 4,7 su 5. Non sono economici, ma il costo di un errore di conformità è molto più alto.

Il futuro del surcharging

Le regole non sono fisse. Cambiano. L’agosto 2025 ha cambiato tutto. Ma non è la fine. Ci sono due proposte in arrivo che potrebbero modificare ulteriormente il panorama:

• Credit Card Competition Act: se passa, bloccherà le reti di pagamento dal caricare commissioni di interscambio su tasse e mance. Questo ridurrà i costi per i ristoranti e i servizi, ma potrebbe anche ridurre la necessità di surcharging.
• Regolamenti statali in evoluzione: altri stati potrebbero togliere i divieti. Alcuni potrebbero introdurre nuove restrizioni. L’Oklahoma ha fatto il primo passo nel novembre 2025. Potrebbe essere solo l’inizio.

La Consumer Financial Protection Bureau avverte che il surcharging potrebbe colpire in modo sproporzionato i consumatori a basso reddito, che usano di più le carte di credito. Ma i commercianti rispondono: “Già paghiamo noi quei costi. Ora almeno possiamo riprenderceli.”

Il surcharging non è un’arma magica. È uno strumento. Funziona solo se lo usi con attenzione, trasparenza e rispetto delle regole. Se lo fai bene, puoi recuperare migliaia di dollari l’anno. Se lo fai male, rischi multe, clienti persi e danni alla tua reputazione.