Se gestisci clienti in un’istituzione finanziaria, un’azienda di investimenti o persino un’agenzia di contabilità, devi sapere una cosa: controllare se un cliente è una Persona Politicamente Esposta (PEP) e se appare in notizie negative non è più una buona pratica. È un obbligo di legge.
Non si tratta di essere paranoici. È semplicemente il modo in cui il sistema globale cerca di fermare il riciclaggio di denaro, il finanziamento del terrorismo e le frodi che passano attraverso banche, fondi e società legittime. E se non lo fai bene, rischi multe da milioni, processi penali e la distruzione della tua reputazione. isrameds.com
Cosa sono le PEP e perché ti riguardano?
Una Persona Politicamente Esposta (PEP) è qualcuno che ha o ha avuto una posizione pubblica di rilievo. Non solo presidenti e ministri. Include anche:
- Giudici di alto livello
- Alti ufficiali militari
- Dirigenti di partiti politici importanti
- Amministratori di aziende pubbliche o enti controllati dallo Stato
- Parenti stretti o collaboratori prossimi di queste persone
Perché preoccuparsi di loro? Perché hanno accesso a risorse pubbliche, potere decisionale e reti che possono essere sfruttate per nascondere denaro sporco. Il Gruppo d’Azione Finanziaria (FATF), l’organismo internazionale che stabilisce gli standard anti-riciclaggio, ha chiarito da anni che queste persone rappresentano un rischio elevato. E non è una stima generica: è un requisito legale. Ogni istituzione finanziaria nel mondo deve trattarle come soggetti ad alto rischio e applicare una due diligence rafforzata (EDD).
Non devi rifiutare un cliente perché è una PEP. Devi solo capire da dove viene il suo denaro, perché lo usa e se c’è qualcosa di sospetto. Ma per farlo, devi saperlo prima che diventi tuo cliente. E questo è il punto di partenza.
Cosa sono i controlli sui media avversi e perché sono così importanti?
Immagina di aver appena verificato che un cliente non è una PEP. Sembrerebbe tutto a posto, giusto? Fino a quando non scopri che, tre settimane fa, è stato citato in un articolo di giornale per aver pagato tangenti a un funzionario pubblico. O che suo figlio è stato arrestato per frode fiscale. O che la sua azienda è stata sanzionata per aver violato norme ambientali.
Questo è il mondo dei controlli sui media avversi. Non si tratta di guardare solo i giornali. Si tratta di scansionare:
- Notizie online e offline
- Blog e forum di settore
- Social media (Twitter, LinkedIn, Facebook)
- Registri giudiziari e sentenze
- Report governativi e sanzioni
- Report di ONG e gruppi di monitoraggio
La tecnologia moderna può analizzare milioni di fonti in tempo reale, filtrando false notizie, errori di battitura e casi irrilevanti. Ma non è magia: serve un sistema intelligente. Perché un articolo del 2018 su un litigio condominiale non è un rischio. Ma un report del 2025 su un’indagine per corruzione sì.
La regola è semplice: se c’è un collegamento tra un cliente e attività illecite, illegali o eticamente discutibili, devi saperlo. E devi documentarlo. Perché la legge oggi punisce non solo chi ricicla denaro, ma anche chi ha guardato dall’altra parte.
Il flusso di lavoro: da un nuovo cliente alla valutazione del rischio
Non è un processo casuale. È un percorso strutturato che ogni azienda regolamentata deve seguire. Ecco come funziona in pratica:
- Raccogli i dati: Nome completo, data di nascita, nazionalità, indirizzo, numero di identificazione, struttura di proprietà (chi controlla realmente l’azienda?). Senza dati precisi, ogni controllo è un tiro al buio.
- Controlla le liste PEP: Usa una banca dati aggiornata, non quella gratuita di 5 anni fa. Le PEP cambiano continuamente: oggi è un funzionario, domani è un ex ministro, dopodomani è un consigliere di un’azienda privata. Devi monitorare in tempo reale.
- Scansiona i media avversi: Attiva lo strumento che cerca notizie negative su quel nome, su quella società, su quei parenti. Non ti basta un controllo una tantum. Devi farlo ogni volta che un cliente fa una transazione importante.
- Valuta il rischio: Non tutti i match sono uguali. Un ex ministro di un paese con alto tasso di corruzione è più rischioso di un sindaco di una piccola città. Un articolo su un’indagine in corso è più grave di un’ordinanza di pagamento di una multa stradale. Devi classificare: basso, medio, alto.
- Applica la due diligence rafforzata: Se il rischio è alto, chiedi documenti aggiuntivi: dichiarazioni dei redditi, prove di origine del denaro, contratti commerciali, spiegazioni scritte. E fai un colloquio approfondito.
- Monitora continuamente: Il rischio non si ferma al giorno dell’apertura del conto. Un cliente potrebbe diventare PEP domani. O essere coinvolto in un’indagine la settimana prossima. I sistemi migliori ti avvisano automaticamente quando qualcosa cambia.
Se fai questo per ogni cliente, non stai solo rispettando la legge. Stai costruendo un sistema che ti protegge. Da sanzioni. Da frodi. Da scandali che ti distruggono.
Automatizzato o manuale? La scelta che fa la differenza
Ci sono ancora aziende che fanno questi controlli a mano. Un dipendente apre Google, cerca il nome del cliente, legge i primi tre risultati. E pensa di aver fatto il suo dovere.
È un errore. Un errore costoso.
Perché:
- Manca copertura: non controlli i giornali locali, i blog in lingue straniere, i registri giudiziari in paesi non anglofoni.
- È lento: un controllo manuale può richiedere ore. E se hai 500 nuovi clienti al mese?
- È impreciso: un nome comune come "Marco Rossi" può generare centinaia di falsi positivi. Senza algoritmi intelligenti, non sai quale è reale.
- Non è continuo: nessuno controlla ogni giorno se un cliente è stato citato in un nuovo articolo.
Le soluzioni automatizzate, invece, funzionano 24/7. Scansionano milioni di fonti, usano l’intelligenza artificiale per capire il contesto, e ti avvisano solo quando c’è un rischio reale. Alcuni sistemi possono persino tradurre automaticamente articoli in cinese, russo o arabo e valutarne il contenuto.
Il costo iniziale di un software è più alto di un dipendente. Ma il costo di un errore? Una multa dell’UE può arrivare a 5 milioni di euro o al 10% del fatturato annuo. Non c’è confronto.
Le conseguenze di non farlo: multe, processi e chiusura
Nel 2020, una banca tedesca è stata multata con 1,2 miliardi di euro per non aver controllato i suoi clienti PEP. Nel 2023, un’azienda di asset management nel Regno Unito ha perso la licenza perché aveva ignorato notizie su un suo cliente coinvolto in frodi. Nel 2024, un avvocato italiano è stato condannato a 3 anni di reclusione per aver aiutato un cliente PEP a nascondere fondi, anche se non sapeva che fossero sporchi.
La Direttiva Europea sul Riciclaggio (6MLD), entrata in vigore nel 2021, ha cambiato tutto. Non punisce più solo le aziende. Punisce le persone. I dirigenti. I compliance officer. Gli avvocati. I contabili. Se hai trascurato un controllo che avresti potuto fare, e c’è stato un reato, tu sei colpevole. Non importa se non lo sapevi. Se non hai avuto un sistema adeguato, sei negligente.
Le autorità non stanno più chiedendo "hai fatto il controllo?". Chiedono: "hai dimostrato di averlo fatto?". E per dimostrarlo, devi avere tracce. Registri. Log. Report. Timestamp. Non basta dire "l’abbiamo fatto". Devi provarlo.
Chi deve fare questi controlli? Oltre le banche
Le banche sono le prime. Ma non sono le uniche.
Oggi, anche:
- Le società di investimento e i fondi privati
- Le piattaforme di criptovalute
- Le agenzie immobiliari che trattano compravendite milionarie
- Gli studi legali e i consulenti fiscali
- Le aziende che fanno M&A (fusione e acquisizione)
- Le compagnie di assicurazione che gestiscono polizze di alto valore
E non è finita qui. La tendenza sta spingendo verso l’uso di questi controlli anche per valutare rischi ESG (ambientali, sociali e di governance). Se un tuo fornitore è coinvolto in scandali di sfruttamento del lavoro o in distruzione di foreste, potresti essere a rischio di reputazione. E i clienti, gli investitori, i regolatori lo chiedono sempre di più.
Non è più solo una questione di AML. È una questione di rischio aziendale complessivo.
Come iniziare? 3 passi pratici per non restare indietro
Se non stai facendo questi controlli, non devi costruire un sistema da zero. Devi solo partire.
- Valuta il tuo livello di rischio: Quanti clienti hai? Quanti sono persone fisiche? Quanti operano in paesi ad alto rischio? Se hai meno di 50 clienti all’anno, un software base può bastare. Se ne hai 500, devi investire in un sistema integrato con monitoraggio continuo.
- Scegli un fornitore affidabile: Cerca soluzioni che siano conformi agli standard FATF e che coprano almeno l’UE, gli USA e i paesi a rischio più alto. Verifica che offrano aggiornamenti in tempo reale, supporto multilingue e report automatizzati per l’audit.
- Integra con il tuo KYC: Non lasciare i controlli PEP e media avversi come un modulo separato. Devono essere parte integrante del processo di onboarding. Se un cliente non passa il controllo, il conto non si apre. Punto.
Non aspettare che ti multino. Non aspettare che un cliente ti coinvolga in uno scandalo. Inizia oggi. Con un controllo. Con un sistema. Con la consapevolezza che la compliance non è un costo. È la tua protezione.
Domande frequenti
Devo controllare solo i clienti nuovi o anche quelli esistenti?
Devi controllare tutti, sia nuovi che esistenti. Il rischio non si ferma al primo giorno. Un cliente che era innocente nel 2023 potrebbe diventare una PEP nel 2025. O essere coinvolto in un’indagine per corruzione domani. I regolatori richiedono un monitoraggio continuo, non un controllo una tantum. Le soluzioni migliori ti inviano notifiche automatiche quando cambia lo stato di un cliente.
Un nome comune genera troppi falsi positivi. Come faccio a non impazzire?
I sistemi moderni usano l’intelligenza artificiale per ridurre i falsi positivi. Non cercano solo il nome, ma anche la data di nascita, il luogo di residenza, il lavoro, i legami familiari. Se trova "Mario Rossi" ma la data di nascita non corrisponde, lo ignora. Se trova un articolo su un "Mario Rossi" che è un ex sindaco di Firenze, ma il tuo cliente è un ingegnere di Bologna, lo segnala come basso rischio. Non cancellare i match: li valuti. E se non sono rilevanti, li archivi con una nota. La chiave è la valutazione umana, non l’automazione cieca.
Posso usare un software gratuito o di basso costo?
No, se sei un’azienda regolamentata. I database gratuiti non sono aggiornati, non coprono fonti internazionali, non offrono monitoraggio continuo e non generano report validi per un audit. Un controllo fatto con uno strumento scadente non ti protegge. Ti espone. Le multe sono più costose del software. Investi in un sistema che ti dia prova di conformità, non solo un’opzione economica.
Cosa succede se un cliente si arrabbia perché lo sto controllando?
Spiega che è un obbligo di legge, non una scelta tua. Dì che lo fanno tutte le banche, tutti i fondi, tutte le aziende regolamentate. Che non è una mancanza di fiducia, ma una protezione per tutti. E che se non lo facessi, potresti chiudere il conto per rispetto della legge. La maggior parte dei clienti capisce. Quelli che non capiscono, forse non sono quelli che vuoi come clienti.
Devo controllare anche i parenti e i collaboratori?
Sì. La normativa internazionale include i familiari stretti (coniuge, figli, genitori) e le persone strettamente collegate (consulenti, fiduciari, soci occultati). Se un cliente dice di essere un imprenditore, ma il suo fratello è un ministro, devi valutare il rischio. Non puoi ignorarlo. Il denaro sporco spesso passa attraverso i legami familiari.
Cosa fare ora
Se non stai facendo controlli PEP e media avversi: inizia oggi. Non domani. Non la settimana prossima. Oggi.
Se li fai ma in modo manuale: valuta un software. Il tempo che perdi ogni mese a cercare notizie, a confrontare nomi, a scrivere report, vale più di quanto paghi per un sistema automatizzato.
Se li fai già bene: controlla che il tuo sistema sia aggiornato. Che copra le fonti giuste. Che ti avvisi in tempo reale. Che generi report pronti per un controllo della banca centrale.
La compliance non è un obbligo burocratico. È la tua difesa. E in un mondo dove le sanzioni crescono e i rischi diventano più complessi, non puoi permetterti di essere indietro.